Contabilidade Básica – Parte I

Saber contabilidade básica é essencial para investir na bolsa. Existem muitos livros detalhados e repletos de termos técnicos, mas vou utilizar uma linguagem acessível, mesmo que para isso seja necessário resumir e não dar a informação aprofundada. Estou utilizando um livro como diretriz chamado “Contabilidade Para Não Contadores” de Carlos Alexandre Sá.

 A Contabilidade

A contabilidade é uma ciência que mede, interpreta e informa os fatos contábeis aos donos da empresa e todos os interessados. Como se sabe, é uma espécie de raio-x da parte financeira da empresa. Você consegue enxergar o seu esqueleto. Na contabilidade é registrada os BENS, DIREITOS e OBRIGAÇÕES de uma empresa, apresentada em forma de relatório.

• Bem

  Tudo que pode satisfazer alguma necessidade de uma empresa. Está sujeito a avaliação econômica, ou seja, vale dinheiro. E é posse da empresa. Ex: computador. Repare que uma pessoa satisfaz uma necessidade de uma empresa, mas não está sujeita a avaliação econômica e muito menos a empresa pode ser dona, portanto não é um bem.

Além disso, um bem pode ser dividido em TANGÍVEIS E INTANGÍVEIS.

Tangível: são aqueles que existem fisicamente. Você pode tocar.

Intangível: são aqueles que você não pode tocar, mas também vale dinheiro. Uma patente ou uma marca é um exemplo de bem intangível. Imagine quanto vale a marca Coca-Cola?

DIREITO: quando a empresa possui um bem que não está em seu poder, esse bem é chamado de DIREITO. O dinheiro depositado em um banco é um direito. É da empresa mas está em poder do banco. Da mesma forma acontece com o dinheiro referente ao produto vendido a prazo. A empresa já entregou o produto, mas ainda não recebeu o dinheiro. Entretanto ela tem o direito de recebê-lo no prazo combinado.

OBRIGAÇÕES: é o contrário de direito. São bens que está em poder da empresa, mas não pertence a ela, de fato. No exemplo do dinheiro no banco citado acima, o dinheiro para o banco é uma obrigação, já que está em seu poder mas não pertence a ele.

• Fato Contábil

Fato contábil é todo o evento envolvendo bens, direitos e obrigações de uma empresa, que seja merecedor de registro na contabilidade. Uma venda é fato contábil, assim como uma compra, pagamento ou recebimento. O dinheiro não precisa ter entrado ou saído das contas das empresa. Basta assumir a obrigação, que já será gerado o Fato contábil. A regra que obriga a empresa a registrar o fato mesmo sem haver de fato a movimentação financeira é chamada de REGIME DE COMPETÊNCIA.

Existe ainda o REGIME DE CAIXA, que é a regra que era utilizada antes da contabilidade ser inventada, onde os fatos contábeis era registrado somente no momento que havia dinheiro entrando ou saindo do caixa. Este relatório onde era feito os registros hoje em dia são chamados de FLUXO DE CAIXA.

Há um fato interessante sobre esses termos no departamento financeiro de uma empresa. A Diretoria Financeira de uma empresa é divida em duas gerências: a gerência de tesouraria e controladoria.

• Gerência de Tesouraria: controla os setores de Contas a Pagar, Contas a Receber e Caixa. Portanto ela lida com o FLUXO DE CAIXA e trabalha com REGIME DE CAIXA. Ela não quer saber sobre as obrigações e direitos adquiridos  da empresa assumiu. Ela só registra quando houver, de fato, a saída ou entrada de dinheiro.
• Gerência de Controladoria: controla Contabilidade, Orçamento e Custos. A controladoria é que se preocupa com obrigações assumidos e direitos adquiridos. Independentemente do dinheiro ter entrado ou saído, ela é obrigada a efetuar os registros. O seu instrumento de trabalho são os relatórios contábeis, portanto trabalha com REGIME DE COMPETÊNCIA.

Os fatos contábeis são registrados nos LIVROS CONTÁBEIS. Antigamente existia livros de verdade onde eram feito os registros, tanto é que os contadores eram chamados de GUARDA-LIVROS. Hoje em dia, apesar do uso de arquivos eletrônicos, o nome contábeis permanece. Tais registros são chamados de LANÇAMENTOS CONTÁBEIS. Existem dois tipos de lançamentos, aqueles que deixam a empresa mais rica, que é quando entra dinheiro e os que deixam a empresa mais pobre, que é quando sai. Estes dois tipos de lançamentos são chamados de LANÇAMENTOS MODIFICATIVOS.  Existem também a transação chamada de TRANSMUTATIVA que é quando a empresa apenas transfere recursos para locais diferentes, por exemplo, dinheiro do banco para o caixa.

Quando o contador faz um lançamento contábil, ele sempre informa de onde sai e para onde vai o lançamento que está sendo feito. A descrição do lançamento é chamado de HISTÓRICO CONTÁBIL. Os lançamentos são feitos em dois livros contábeis diferentes. O LIVRO DIÁRIO, que é de preenchimento obrigatório por lei onde são registrados os fatos ocorridos ao longo de um mesmo dia. O outro é chamado de LIVRO RAZÃO, cujo preenchimento não é obrigatório por lei. Os lançamento são agrupados por conta contábil, onde não importa o dia que tenha ocorrido. Assim existem as contas Bancos, Estoque, Fornecedores e assim por diante.

Para entender o que está ocorrendo com a empresa, é impossível analisar conta por conta. Portanto existe um resumo denominado de PLANO DE CONTAS. Mais para frente você irá entender o que significa visualizando um plano de contas.

De tempos em tempos o contador precisa apurar o RESULTADO para saber como anda a empresa. Se é lucrativa ou não. Este período decorrido o qual a contabilidade apura o resultado, é chamado de EXERCÍCIO. Os exercícios normalmente compreendem o mês, trimestre, semestre ou ano.

Os relatórios que evidenciam a situação da empresa denominam-se DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS. De acordo com as leis das S.A, as empresas de capital aberto são obrigadas a apresentar cinco relatórios contábeis em suas demonstrações:

1. o BALANÇO PATRIMONIAL;
2. a DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO (DRE);
3. o quadro de mutação do PATRIMÔNIO LÍQUIDO;
4. a Demonstração do Fluxo de Caixa;
5. a Demostração do Resultado Valor Adicionado.

 

O Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial é o relatório que demonstra todos os recursos, que em determinado momento, estão sendo movimentados pela empresa. É dividido em duas partes, o PASSIVO juntamente com o PATRIMÔNIO LÍQUIDO e ATIVO.

Passivo e Patrimônio Líquido: são registrada as contas que representa a origem de todos os recursos que estão sendo utilizados.

Ativo: mostra em quais contas tais recursos estão sendo alocados.

Obs:  As contas do Passivo e Patrimônio Líquido geralmente são classificadas em ordem crescente de vencimento, enquanto as do ativo são classificadas em ordem decrescente de liquidez.

Origem dos recursos: os recursos movimentados pela empresa pode ter duas origens: são recursos dos próprios acionistas da companhia ou são de terceiros, como bancos, por exemplo. Portanto as obrigações são os créditos concedidos à empresa por terceiros. Além de bancos, os terceiros podem ser também: fisco, empregados, fornecedores, etc. Estes recursos dos terceiros ficam em uma conta denominada PASSIVO.

O passivo pode ser dividido em: PASSIVOS CIRCULANTE e PASSIVO NÃO-CIRCULANTE.

• Passivo Circulante: são obrigações que vencem em um prazo inferior a um ano, a partir da data de encerramento do EXERCÍCIO.
• Passivo Não-Circulante: são as obrigações que vencem em um prazo superior a um ano.

E o Patrimônio Líquido?

O Patrimônio Líquido é a conta onde estão registrados os recursos aportados pelos próprios acionistas da companhia.

O PASSIVO

As principais subcontas do PASSIVO CIRCULANTE são:

• Fornecedores: são classificados nessa conta as compras feitas a prazo que ainda não foram pagas até a data de encerramento do exercício. Representa tudo que a empresa deve aos seus fornecedores, não importando se são contas já vencidas ou conta a vencer.
• Empréstimos: São os passivos financeiros de curto prazo. Aqui são lançados todos os empréstimos devidos e ainda não pagos pela empresa, como recursos emprestados por bancos, por exemplo.
• Salários e Encargos: são registradas aqui as obrigações trabalhistas. São lançadas obrigações que se encontram em aberto e obrigações já assumidas, não importando se o dinheiro já saiu ou não da empresa.
• Impostos e Tributos: todos os impostos e tributos devidos e ainda não pagos pela empresa.

O PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Registra todos os recursos que os acionistas investiram na empresa. Este recursos podem ser originados de APORTES DE CAPITAL, que é quando os acionistas injetam o próprio dinheiro na empresa, ou reinveste o lucro. Através desta conta poderemos perceber se a empresa está ficando mais rica ou mais pobre, aumentando ou diminuindo o patrimônio. Este é o valor contábil da empresa.

Principais subcontas do Patrimônio Líquido:

• Capital Social: são recursos investidos diretamente pelos acionistas no negócio.
• Reserva de Lucros: são recursos que a empresa lucrou e não distribuiu sob forma de dividendos e nem foi incorporado ao capital social.

RESUMO DO PASSIVO E PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Passivo Circulante

Fornecedores

Empréstimos Bancários

Impostos e Taxas

Salários e Encargos

Outros Exigíveis

Passivo Não Circulante

Empréstimos e Financiamentos

Patrimônio Líquido

Capital Social

Reserva de Lucros

O ATIVO

ATIVO CIRCULANTE: são recursos que a empresa consegue transformar em dinheiro em um prazo de um ano. É considerado o CAPITAL DE GIRO da empresa, porque seus recursos estão sempre girando por apresentarem maior liquidez.

A sua conta principal se chama DISPONÍVEL, que são recursos que a empresa pode dispor no curtíssimo prazo.

Principais subcontas:

• Caixa: é registrado o dinheiro em espécie que a empresa tem em seu poder. É literalmente o dinheiro em mãos.
• Bancos: são registrado os recursos depositados em conta-corrente de livre movimentação. Cujo saldo pode ser sacado imediatamente. Consta aqui também os cheques recebidos e ainda não depositados pela empresa.
• Aplicações de Curtíssimo Prazo: apresenta aplicações financeiras cujo prazo de vencimento seja de 90 dia ou menos.

As variações do saldo da conta DISPONÍVEL são acompanhadas pelo relatório chamado FLUXO DE CAIXA. Quando o saldo Disponível aumenta de um período para o outro, quer dizer que a empresa gerou caixa, ou teve o fluxo de caixa positivo. Quando o saldo diminui, o fluxo de caixa foi negativo.

Você sabe o que mais quebra as empresas de maneira geral? Não é o prejuízo, é a falta de caixa!

Imagine que uma loja compre R$ 100  em estoque para pagar em 30 dias. Ela inaugura poucos dias depois e concede a mesma oportunidade para seus clientes,  dando a oportunidade para os clientes pagarem as compras em 30 dias. Ao final da inauguração, ela percebe que vendeu R$96,00 em mercadoria que custaram R$80,00, todos foram a prazo. Satisfeita com o lucro de R$16,00, ela resolve tirar 30 dias de férias e manter a loja fechada por esse tempo. Quando ela volta, constata que apesar de ter lucrado R$16,00, ela tem que pagar os R$100,00 que devia ao seu fornecedor. Mas ela faturou apenas R$96,00. Este é um exemplo simples, mas serve para perceber porque muitas empresas quebram mesmo tendo lucro. As empresas assumem a obrigação de pagar os fornecedores e concedem prazos maiores do que as obrigações para seus clientes, mesmo sem ter dinheiro suficiente em caixa.

Abaixo da conta DISPONÍVEIS, vem as demais contas do ativo circulante:

• Contas a receber: as vezes também denominada de Duplicatas a Receber. São registrada nessa conta os cheques pré-datados e os cartões de créditos que ainda não tenham sido recebidos. Além disso, existem também as faturas que se encontram em aberto na data de encerramento do exercício, não importando se são ou não vencidas.
• Estoques: podem ser estoque de matérias primas, produtos em elaboração ou para prestadoras de serviços, podem ser os serviços em andamento.
• Estoque de Produtos Acabados: são classificados produtos que estão prontos para serem vendidos.

Existem ainda classificados como Ativo Circulantes itens como: Adiantamentos feitos a fornecedores; Depósitos Judiciários; Contas Caução, enfim, todos os direitos da empresa que se encontre em poder de terceiros, mas que se realizem em até um ano.

O ATIVO NÃO-CIRCULANTE

É subdividido em:

• Realizável a Longo Prazo: recursos emprestados pela empresa a diretores, acionistas, coligadas e controladas, os títulos representativos de dívidas de outras empresas etc.
• Investimentos: participações em outras sociedades em que a empresa não tenha a intenção de se desfazer em um horizonte previsível. Se a empresa tiver comprado a participação visando vendê-la após esta empresa valorizar, essa aplicação deve ser registrada como REALIZÁVEL DE LONGO PRAZO.  Quando a empresa possui mais de 10% de uma companhia, mas não a controla, é chamada de COLIGADA. Quando a empresa controla outra empresa na qual tem participação, esta segunda é chamada de CONTROLADA. Uma empresa controla a outra quando possui, de forma permanente, a preponderância nas decisões sociais e poder para demitir a maioria de seus administradores.
• Imobilizados: são classificados nessa conta os prédios, máquinas, equipamentos, veículos, móveis, utensílios etc.
• Intangíveis: são classificadas as marcas, patentes, direitos de exploração etc.

RESUMO DO ATIVO

Ativo Circulante

Disponível

Contas a Receber

Estoque de Matérias-Primas

Estoque de Produtos em Elaboração

Estoque de Produtos Acabados

Adiantamentos a Terceiros

Ativo Não-Circulante

Realizável de Longo Prazo

Investimentos

Imobilizado

Intangíveis

 

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

 

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um relatório que decompõe as RECEITAS e DESPESAS que houveram em um determinado período de tempo e apura o lucro restante, ou seja, mostra como o dinheiro que sobrou da venda de algum produto/serviço foi gasto.

Os gastos

Chamamos de GASTOS todo sacrifício financeiro que tenha contribuído para a realização dos objetivos da empresa. Os gastos podem ser FIXOS ou VARIÁVEIS. Veja o que cada um significa:

• Gastos fixos

Muita gente pode pensar que os GASTOS FIXOS não variam nunca, ou seja, permanecem com um valor fixo.  Na verdade, gastos fixos são que não variam de acordo com cada unidade que a empresa vende ou deixa de vender. O GASTO FIXO continuará o mesmo se você vendeu 100 ou 120 pares de sapato. Entretanto eles variam por patamares, veja o que isso significa:

A despesa de aluguel e condomínio: essa despesa não variam à cada unidade vendida, mas se caso as vendas da empresa crescer MUITO, pode ser que ela tenha que aumentar o número de funcionários para fazer o serviço, e com isso passa a ter que alugar um espaço maior para acomodá-los. O resultado é que as despesas com aluguel e condomínio aumentará de uma só vez, para outro patamar, mas agora continuará fixa, até que haja alguma mudança mais relevante e mude consequentemente esta despesa novamente. Podemos dizer que a evolução dos gastos fixos é por degraus!

Os gastos fixos de subdividem em:

• Custos fixos diretos de operação – são os gastos fixos diretamente alocados aos produtos comercializados pela empresa, ex: salário do pessoal envolvido diretamente com a operação da empresa.
• Custos fixos indiretos de operação – são gastos fixos indiretamente alocados à atividade da empresa. Referem-se quase sempre às atividades de supervisão e apoio como: salário do diretor industrial; almoxarifado; setor de suprimentos; controle de qualidade, entre outros.
• Despesas operacionais – são os gastos fixos de todos os departamentos que não estejam diretamente e nem indiretamente envolvidos com a produção ou operação da empresa tais como: departamento administrativo, financeiro e comercial.

Vimos que os custos estão associados à atividade fim da empresa, enquanto as despesas à sua atividade meio.

Gastos Variáveis

Os gastos variáveis são os dispêndios que variam a cada unidade vendida.

• Custos variáveis de operação – compreendem as matérias-primas, materiais secundários, embalagens. Também faz parte dos custos variáveis de operação os custos com mão-de-obra, desde que remunerados por unidade produzida. Vemos, portanto, que existem empresas prestadoras de serviço que não possuem custos variáveis de operação.
• Despesa variáveis de vendas – Incluem impostos diretos incidente sobre vendas (ICMS, ISS, PIS, COFINS etc.) e as comissões sobre vendas. Quase todas as empresas possuem despesas variáveis de vendas.

DICA: Toda vez que houver dúvida se um gasto é fixo ou variável, faça o seguinte teste que é infalível. Sempre que um gasto for referido a uma unidade de tempo, ele é um gasto fixo. Ex: Aluguel? X reais POR MÊS (unidade de tempo). Quando o gasto for referente à unidade física ou unidade monetária, ele é variável. Ex: Matéria-prima? X reais por unidade produzida (unidade física). Comissão paga aos vendedores? X% sobre o valor das vendas (unidade monetária).

Exemplificando:

Imagine uma lanchonete fast-food cujos equipamentos da loja sejam alugados. Vamos exemplificar os custos e despesas a seguir:

• Custos fixos diretos da operação: mão-de-obra e encargo de funcionários encarregados pela preparação dos alimentos e atendimento à clientes. Aluguel de equipamentos.
• Custos fixos indiretos da operação: mão-de-obra- e encargos do pessoal responsável pela limpeza, vigilância da loja, gerência da loja etc.
• Despesas operacionais: todos os gastos fixos do departamento financeiro, administrativo, comercial e outros que não esteja envolvidos de nenhuma forma com a operação.
• Gastos variáveis: Guardanapos, talheres e copos descartáveis, embalagens e impostos incidentes sobre as vendas.